Reference

Situace — Rostoucí objem administrativy napříč nákupem, financemi a logistikou. Několik procesů bylo založeno na ruční práci, opakovaných kontrolách a znalostech jednotlivců.

Návrh řešení — Zmapování a prioritizace procesů a návrh jednotné automatizační vrstvy nad ERP. Součástí byly scénáře pro vytěžování faktur, zakládání karet zboží, výpočet bonusů a navazující validační kroky.

Přínos — Omezení ruční práce a chyb, sjednocení postupu, lepší auditovatelnost a uvolnění kapacity odborných týmů.

Situace — Ruční zpracování distribučních faktur od více dodavatelů s rozdílnou strukturou, pravidly párování a způsobem likvidace záloh.

Návrh řešení — Analýza variant procesu a návrh automatického zápisu faktur a likvidace záloh v účetním systému, včetně kontrolních pravidel, výjimek a auditní stopy.

Přínos — Rychlejší a konzistentnější zpracování, nižší chybovost a zachování kontroly nad finančními daty.

Situace — Příprava kalkulací byla závislá na zkušenosti jednotlivých odborníků. Vstupem byly e-maily a PDF technické výkresy, ze kterých se parametry dílů vyhodnocovaly ručně.

Návrh řešení — Návrh architektury pro rozpoznání dílů a extrakci parametrů z technických výkresů, včetně rozměrů rozvinu, povinné lidské kontroly a postupného nasazení od digitalizace po automatickou extrakci.

Přínos — Zrychlení přípravy nabídek, snížení závislosti na jednom odborníkovi a lepší zastupitelnost při zachování kontroly nad výsledkem.

Situace — Ruční zpracování exekučních podání, opakované zadávání stejných údajů do více systémů a nutnost průběžně hlídat zákonné lhůty.

Návrh řešení — Návrh poloautomatického procesu od příjmu dokumentu z datové schránky přes klasifikaci a přípravu odpovědi až po evidenci a hlídání lhůt. Kritické kroky zůstávají potvrzené uživatelem a zaznamenané v auditní stopě.

Přínos — Omezení dvojího zadávání, nižší riziko chyb a zmeškaných lhůt a lepší dohledatelnost zpracování jednotlivých případů.

Situace — Velké množství různorodých dokumentů bylo nutné roztřídit, klasifikovat a připravit pro vyhodnocení a kvantifikaci nároků. Jednotlivé role přitom potřebovaly rozdílný přístup k informacím.

Návrh řešení — Business analýza procesu, návrh klasifikace dokumentů a datového modelu, pravidla přístupu podle rolí a povinná lidská kontrola u rozhodnutí s finančním nebo smluvním dopadem.

Přínos — Rychlejší a konzistentnější příprava podkladů, lepší dohledatelnost rozhodnutí a bezpečnější práce s citlivými dokumenty.

Situace — Opakující se agenda s vysokým podílem ruční práce, kontrol dokumentů a přenosů dat mezi vstupními formuláři, tabulkami a mzdovými systémy.

Návrh řešení — Návrh strukturovaného příjmu a validace podkladů, vytěžení údajů z dokumentů, řízeného přenosu do cílového systému a zpracování výjimek. Součástí je pilotní ověření na reálných datech.

Přínos — Nižší pracnost, rychlejší zpracování, méně opakovaných kontrol a lepší zastupitelnost týmu.